Oleh Muslimin Mawi
Pengertian Surat Edaran adalah komunikasi tertulis yang digunakan oleh Badan atau Lembaga atau Perkumpulan dan atau Organisasi untuk menyampaikan informasi, arahan, kebijakan atau pemberitahuan kepada anggotanya dan atau pihak-pihak terkait.
Surat Edaran Organisasi sebagai instrumen administratif yang bersifat internal dan bukan produk peraturan perundang-undangan, digunakan untuk mengkomunikasikan berbagai hal yang berkaitan dengan kegiatan organisasi, seperti penyelenggaraan acara, pemberitahuan kebijakan atau perubahan kebijakan, pengumuman penting atau hal-hal lain yang perlu disampaikan.
Fungsi Surat Edaran Organisasi, yaitu:
Penyebaran Informasi; Surat edaran membantu Organisasi dalam penyebaran informasi secara efisien kepada semua anggota atau pihak terkait. Hal ini memastikan bahwa semua pihak yang relevan mendapatkan informasi yang sama dengan cepat.
Koordinasi Kegiatan
Surat edaran dapat digunakan untuk mengkoordinasikan kegiatan organisasi, seperti pertemuan, seminar, musyawarah, atau acara lainnya, agar anggota dapat mengetahui jadwal dan detail acara melalui surat edaran tersebut.
Pemberitahuan Perubahan Kebijakan,
Surat edaran digunakan untuk memberi tahu anggota tentang adanya penyempurnaan atau perbaikan kebijakan internal organisasi dan implikasinya.
Memperingatkan Risiko atau Bahaya,
Surat edaran dapat digunakan untuk memberi tahu anggota agar lebih waspada atau mengambil tindakan pencegahan. Jika ada peringatan mengenai risiko atau bahaya tertentu,
Menggalang Dukungan,
Organisasi dapat menggunakan Surat edaran untuk meminta dukungan, partisipasi atau sumbangan dari anggotanya dalam berbagai program atau kegiatan.
Dalam artikel ini, kita akan menjelaskan lebih lanjut mengenai surat mandat organisasi, Jenis, Fungsi dan Penggunaannya.
Pengertian Surat Mandat Organisasi adalah dokumen resmi yang digunakan untuk memberikan otoritas atau wewenang kepada individu, kelompok atau perwakilan suatu Badan atau Lembaga atau Perkumpulan dan atau Organisasi untuk melaksanakan tugas, melakukan tindakan atau keputusan atas nama Badan, Lembaga atau Perkumpulan dan atau organisasi yang memberikan mandat, dengan tanggung jawab akhir tindakan dan keputusan yang dilakukan penerima mandat tetap berada pada pemberi mandat.
Surat Mandat mendokumentasikan kewenangan yang diberikan dengan batasan-batasan yang berlaku secara tertulis yang harus diikuti oleh penerima mandat.
Dalam hal pelaksanaan Wewenang berdasarkan Mandat menimbulkan ketidak efektifan pelaksanaan tugas dan tindakan atau keputusan, maka Badan atau Lembaga atau Perkumpulan dan atau Organisasi yang memberikan Mandat dapat menarik kembali Wewenang yang telah dimandatkan.
Selanjutnya, Badan atau Lembaga atau Perkumpulan dan atau Organisasi yang memberikan Mandat dapat menggunakan sendiri Wewenang yang telah diberikan melalui Mandat, kecuali ditentukan lain dalam ketentuan peraturan yang berlaku.
Jenis-jenis Surat Mandat
Ada beberapa jenis surat mandat yang biasa digunakan dalam kegiatan sehari-hari, yaitu:
Surat Mandat Khusus; Surat mandat khusus adalah surat mandat yang hanya memberikan wewenang untuk melakukan tindakan atau keputusan tertentu. Contohnya adalah surat mandat untuk menjual rumah atau surat mandat untuk mengurus surat izin usaha.
Surat Mandat Umum
Surat mandat umum adalah surat mandat yang memberikan wewenang untuk melakukan tindakan atau keputusan secara umum. Contohnya adalah surat mandat untuk mengurus semua urusan keuangan atau surat mandat untuk melakukan tindakan hukum.
Surat Mandat Tanpa Kuasa
Surat mandat tanpa kuasa adalah surat mandat yang diberikan oleh seseorang tanpa mempunyai kuasa untuk melakukannya. Surat mandat tanpa kuasa biasanya diberikan oleh seseorang kepada keluarganya atau kerabatnya agar dapat mengambil keputusan atau tindakan atas namanya.
Fungsi Surat Mandat Organisasi, adalah sebagai berikut:
Delegasi Wewenang, yaitu Surat mandat digunakan untuk mendistribusikan wewenang dari pihak yang tingkatan lebih tinggi di dalam organisasi kepada tingkatan yang lebih rendah. Ini memungkinkan tugas-tugas khusus dilaksanakan oleh individu atau kelompok yang ditunjuk.
Jelasnya Tanggung Jawab: Dokumen surat mandat menguraikan tugas dan tanggung jawab yang harus diemban oleh penerima mandat. Ini membantu mencegah kebingungan dan memastikan pemahaman yang jelas tentang apa yang diharapkan.
Representasi Organisasi: Jika penerima mandat diwakilkan untuk berbicara atau bertindak atas nama organisasi, surat mandat membuktikan bahwa mereka memiliki wewenang sah untuk melakukan tindakan tersebut.
Pengambilan Keputusan: Surat mandat dapat memberikan wewenang kepada individu atau kelompok untuk mengambil keputusan tertentu tanpa harus merujuk ke pihak yang lebih tinggi.
Transparansi dan Akuntabilitas: Surat mandat membantu dalam menjaga transparansi dan akuntabilitas dalam hal pengambilan keputusan dan pelaksanaan tugas, karena peran dan wewenang penerima mandat sudah tercatat secara tertulis.
Penutup
Keduanya, Surat Edaran Organisasi dan Surat Mandat Organisasi, memiliki peran penting dalam menjalankan kegiatan organisasi dengan efisien dan terorganisir.
Surat Edaran digunakan untuk berkomunikasi dan menginformasikan, sementara Surat Mandat memberikan dasar hukum untuk tindakan dan keputusan yang diambil oleh individu atau kelompok dalam organisasi.
Semoga bermanfaat.
Eramas 2000, 18 Agustus 2023.
