Oleh Muslimin Mawi
Pemahaman tentang tata cara atau metode persidangan dalam suatu rapat sebuah organisasi formal sangatlah penting, karena hal tersebut membantu memastikan kelancaran proses suatu rapat dalam forum musyawarah mufakat untuk menyelesaikan atau memecahkan masalah dengan syarat-syarat tertentu.
Jadi persidangan itu sendiri adalah forum formal organisasi untuk membahas hal-hal tertentu dalam upaya menghasilkan keputusan yang dijadikan sebagai sebuah ketetapan bersama dalam suatu organisasi.
Keputusan dari persidangan itu akan mengikat kepada seluruh elemen organisasi selama belum dan atau tidak diadakan perubahan atas ketetapan tersebut. Ketetapan-nya bersifat final sehingga berlaku bagi yang setuju ataupun yang tidak setuju, hadir ataupun tidak hadir ketika persidangan berlangsung.
Berikut adalah beberapa alasan mengapa pemahaman tentang tata cara atau metode persidangan penting, yaitu:
Pertama, untuk Keteraturan:
Tata cara atau metode persidangan memberikan kerangka kerja yang terstruktur untuk melaksanakan rapat. Hal ini membantu menjaga keteraturan dan kejelasan dalam diskusi dan pengambilan keputusan. Setiap peserta rapat akan memahami aturan main yang harus diikuti, seperti tata tertib, hak berbicara dan prosedur pengambilan keputusan.
Kedua, untuk Keadilan:
Dalam rapat yang baik, setiap peserta memiliki kesempatan yang adil untuk berpartisipasi, mengemukakan pendapat dan menyampaikan ide atau usulan. Pemahaman tentang tata cara persidangan membantu menjaga keadilan ini dengan memastikan bahwa setiap peserta memiliki hak yang sama dan tidak ada dominasi atau diskriminasi dalam proses pengambilan keputusan.
Ketiga, untuk Efisiensi:
Dengan memahami tata cara persidangan, peserta rapat dapat mengoptimalkan penggunaan waktu dan sumber daya yang ada. Prosedur yang terdefinisi dengan jelas memungkinkan rapat berjalan secara teratur, meminimalkan gangguan atau pemborosan waktu dan memfokuskan diskusi pada topik yang relevan. Ini membantu meningkatkan efisiensi dan produktivitas rapat.
Keempat, untuk Pengambilan Keputusan yang Baik:
Tata cara persidangan yang baik menyediakan mekanisme untuk pengambilan keputusan yang terinformasi dan akurat. Prosedur ini dapat mencakup diskusi terbuka, debat konstruktif, voting, atau konsensus. Pemahaman tentang metode ini membantu peserta rapat dalam menyampaikan argumen secara efektif, menghargai pendapat orang lain dan mencapai kesepakatan yang adil dan terbaik bagi semua pihak.
Kelima, untuk Peraturan dan Hukum yang Berlaku:
Dalam beberapa situasi, tata cara persidangan didasarkan pada peraturan hukum atau ketentuan yang berlaku. Memahami tata cara ini membantu memastikan bahwa rapat berjalan dalam batas-batas hukum dan menghindari masalah hukum atau sengketa di kemudian hari.
Dengan memahami tata cara atau metode persidangan, peserta rapat dapat berpartisipasi secara aktif, memberikan kontribusi yang berarti dan mencapai hasil yang diinginkan. Oleh karena itu, penting bagi setiap peserta rapat untuk mempelajari tata cara persidangan yang berlaku dalam konteks rapat yang mereka ikuti.
ISTILAH – ISTILAH DALAM PERSIDANGAN
Quorum, yaitu syarat jumlah peserta sidang dimulai, agar keputusan dapat dianggap sah.
Voting, yaitu proses pengambilan keputusan berdasarkan suara terbanyak setelah jalan musyawarah mengalami kebuntuan.
Konsideran, yaitu proses menimbang dalam menetapkan putusan rapat.
Skorsing, yaitu menghentikan rapat sejenak dan atau untuk sementara waktu guna melakukan lobbying, dikarenakan sulitnya mencapai kesepakatan antar peserta yang berseteru.
Pending, yaitu menghentikan rapat sejenak dikarenakan terdapat kendala tekhnis atau prinsip.
Lobying, yaitu proses diskusi antar peserta rapat yang bersebrangan untuk menyatukan pandangan di luar pengaturan pimpinan sidang.
Pencerahan, yaitu upaya peserta rapat untuk meluruskan kesalah pahaman yang terjadi antara peserta rapat yang lain.
Interupsi, yaitu:
Memotong pembicaraan orang lain, ditempuh dengan menggunakan kata“Interupsi” yang pada hakekatnya meminta kesepakatan untuk berbicara.
Macam-macam Interupsi,
Interruption Point of Order, meminta kesempatan untuk bicara atau dipergunakan untuk memotong pembicaraan yang dianggap menyimpang dari masalah (jika pembahasan melebar atau tidak konsisten) Interruption Point of Information, memberikan atau meminta informasi tambahan atas apa yang telah disampaikan yang dianggap membantu maupun informasi yang sifatnya teknis
Interruption Point of Clarification, meluruskan permasalahan (Klarifikasi) agar tidak terjadi pendangan bias ketika seseorang memberikan tanggapan atau sebuah penegasan terhadap suatu pernyataan Interruption Point of Personal Previllage, tidak setuju atas pendapat yang terlalu menyudutkan, dan penyinggungan persoalan pribadi pihak tertentu diluar substansi permasalahan.
Interruption of Explanation, Dilakukan untuk menjelaskan suatu pernyataan agar tidak ditanggapi keliru.
PENGGUNAAN PALU DALAM PERSIDANGAN
Ada beberapa hal tentang tata cara penggunaan palu sidang yang perlu diperhatikan berkaitan dengan jumlah ketukannya, Karena kesalahan penggunaan atau pengetukan palu akan mengacaukan situasi rapat, yaitu:
Satu Kali Ketukan, berarti:
Pengalihan palu sidang (Menerima dan menyerahkan) pimpinan sidang.
Mengesahkan keputusan poin per-poin (keputusan sementara). Menskorsing dan mencabut kembali skorsing yang waktunya tidak terlalu lama.
Mencabut kembali atau membatalkan ketukan terdahulu yang dianggap keliru. Memberi peringatan kepada peserta sidang.
Dua Kali Ketukan, berarti:
Menskorsing atau mencabut kembali skorsing dalam waktu yang cukup lama (misalnya untuk lobbying, istrahat dan sebagainya yang waktunya 2 x 15 menit, dan sebagainya).
Tiga Kali Ketukan, berarti:
Membuka atau menutup sidang secara resmi. Mengesahkan putusan final atau akhir sidang. Berkali-kali Ketukan, berarti:
Peringatan atau meminta perhatian peserta rapat (Menenangkan peserta sidang atau forum).
PENTINGNYA ETIKA KHUSUS DALAM PERSIDANGAN
Hakekat Etika, adalah mencakup tata cara berinteraksi yang sopan, serta menjalankan Tekhnik dalam Persidangan, untuk: Menekan kemunculan pendapat yang bersifat subjektif.
Menghindari timbulnya masalah baru.
Menjaga agar proses persidangan tetap pada garis penyelesaian masalah, bukan adu argumen.
Melahirkan keputusan yang dapat dipertanggungjawabkan semua peserta sidang.
Demi kenyamanan bersidang.
Demikian,“Semoga Bermanfaat”
Eramas 2000, 14 Juli 2023
Penulis, Wakil Ketua Umum BPP-KKSS
(Koordinator Departemen OKK)
