Untuk Badan atau Lembaga dan atau Organisasi
Oleh Muslimin Mawi
PENGERTIAN SURAT KEPUTUSAN
Surat keputusan atau yang lebih sering didengar dengan sebutan “SK” adalah sebuah surat yang berisi ketetapan tertulis dibuat oleh pimpinan suatu badan atau lembaga dan atau organisasi berdasarkan peraturan perundang-undangan yang mengatur dan berkaitan dengan kebijakan badan atau lembaga dan atau organisasi bersangkutan yang mengikat secara hukum bagi subjek-subjek hukum terkait.
Surat keputusan bersifat konkret, individual dan final atau definitif, ditujukan langsung kepada pihak yang dimaksud sebagai solusi dari suatu permasalahan dengan tetap
memperhatikan aturan perundang-undangan yang berlaku dan surat keputusan tidak disebarkan secara umum.
Karena keputusan bersifat mengatur maka sesuai ketentuan Undang-Undang Nomor. 15 Tahun 2019 tentang Perubahan atas Undang-Undang Nomor. 12 Tahun 2011 tentang Pembentukan Peraturan Perundang-Undangan dan sesuai Peraturan Presiden Nomor. 87 Tahun 2014 tentang Peraturan Pelaksanaannya, keputusan dimaknai sebagai peraturan sepanjang tidak bertentangan dengan aturan undang-undang ini.
Pembuatan dan atau penyusunan surat keputusan harus dibuat dengan tata cara yang benar dan bertanggungjawab, agar fungsi surat keputusan dapat berjalan sesuai dengan aturan perundang-undangan dan apabila bertentangan dengan aturan yang berlaku maka surat keputusan batal demi hukum.
MANFAAT SURAT KEPUTUSAN
Pembentukan surat keputusan bermanfaat bagi pembuat maupun penerima surat keputusan yang dapat digunakan untuk berbagai kepentingan seperti pengesahan dan atau penetapan pengurus suatu badan atau lembaga dan atau organisasi, pengangkatan karyawan instansi, memutuskan sanksi atau hukuman dan aspek formalitas lainnya.
Beberapa manfaat surat keputusan, antara lain :
a. Memberi kepastian atau keputusan secara tertulis dari suatu badan atau lembaga dan atau organisasi sebagai solusi permasalahan;
b. Mendapatkan penetapan yang bersifat konkret;
c. Aspek legalitas terjamin karena dibuat secara tertulis dan dibubuhi stempel badan atau lembaga dan atau organisasi serta ditanda tangani oleh pejabat yang bersangkutan;
d. Memberikan kepastian hukum perundang-undangan.
KOMPONEN SURAT KEPUTUSAN
Pembuatan surat keputusan memiliki unsur-unsur atau komponen yang harus diperhatikan sebagai syarat yang wajib ada dan dituliskan, hal ini adalah penting karena akan berpengaruh pada sah atau tidaknya surat keputusan tersebut, antara lain adalah :
a. Konsideran
Adalah bagian yang isinya merupakan landasan atau alas hukum yang menjadi pertimbangan dari pembuatan surat keputusan, memuat hal-hal seperti undangundang, peraturan, saran dan usul dan atau keputusan-keputusan terdahulu yang dirinci dalam sub topik, umumnya ditandai dengan kata :
• Menimbang,
Memuat uraian singkat tentang pokok-pokok pikiran yang menjadi latar belakang dan alasan pembuatan dan atau pembentukan surat keputusan.
• Mengingat,
Pernyataan yang memuat peraturan atau perundang-undangan yang menjadi alas hukum atau dasar kewenangan yang memerintahkan pembentukan dan atau
pembuatan surat keputusan.
• Memperhatikan,
Memuat keputusan rapat yang pernah dan atau dibuat khusus untuk hal-hal
permasalahan yang akan dibuatkan surat keputusan atau :
• Membaca,
Memuat ketentuan yang tidak berkaitan langsung dangan masalah pokok, namun diperlukan untuk memperkuat konsideran atau :
• Mendengar,
Memuat saran atau usul yang disampaikan pemimpin dan atau pengambil keputusan.
Dari Kelima sub topik diatas, umumnya digunakan dua atau lebih, namun yang paling penting dan harus dipakai dalam setiap surat keputusan yaitu sub topik
“ Menimbang “ dan “ Mengingat “
Konsideran menimbang yang memuat lebih dari satu pokok pikiran, maka tiap-tiap pokok pikiran dirumuskan dalam uraian kalimat yang merupakan kesatuan pengertian dan setiap pokok pikiran diawali dengan huruf abjad (a), (b), (c) dst, diawali dengan kata “ Bahwa “ dan diakhiri dengan tanda baca ( ; ) titik koma.
Sementara konsideran mengingat memuat peraturan atau undang-undang yang dijadikan alas hukum dan apabila lebih dari satu, maka tata urutan pencantuman peraturan atau undang-undang dalam rezim yang sama disusun secara berurutan diawali dengan angka (1), (2), (3) dst., secara kronologis berdasarkan tanggal pembuatan atau penetapannya dan diakhiri dengan tanda baca ( ; ) titik koma.
b. Desideratum
Adalah bagian surat keputusan yang berisikan tujuan (untuk apa) pembuatan surat keputusan dibuat, mencakup tujuan apa saja yang ada dalam surat keputusan yang jumlahnya bisa satu atau lebih.
c. Diktum
Adalah bagian surat keputusan yang memuat rumusan tentang keputusan atau ketetapan yang dibuat oleh badan atau lembaga dan atau organisasi berdasarkan konsideran yang semuanya dihimpun dalam diktum, biasanya ditandai dengan kata Memutuskan dan Menetapkan, sementara materi yang ditetapkan dalam keputusan disusun dengan menggunakan kata :
• Pertama, Kedua dan seterusnya atau Kesatu, Kedua dan seterusnya, atau
• Pasal 1, Pasal 2 dan seterusnya.
CARA MEMBUAT SURAT KEPUTUSAN
Sebagaimana halnya surat resmi yang dibuat oleh badan atau lembaga dan atau organisasi, maka surat keputusan juga memiliki atribut-atribut pokok seperti Kop Surat, Pokok Surat, Nomor dan Tanggal Surat serta tanda tangan pejabat dari badan atau lembaga dan atau organisasi yang mengeluarkan surat tersebut.
Secara garis besar perumusan atau pembuatan Surat Keputusan dilakukan dengan cara, yaitu :
- Mempersiapkan kertas kerja atau Kop Surat dari badan atau lembaga dan atau organisasi yang bersangkutan, biasanya menggunakan kertas A.4 dengan size 210 X
297 mm. atau size sesuai kebutuhan, selanjutnya mengatur margins, jenis dan ukuran huruf (font) yang akan digunakan. - Pembuatan surat keputusan, yaitu membuat kepala surat, pertimbangan keputusan
(konsideran), isi surat keputusan (desideratum), keputusan atau ketetapan (diktum),
penutup dan lampiran keputusan. - Untuk lebih jelasnya berikut struktur surat keputusan yang benar, yaitu :
• Kepala Surat Keputusan,
− Berisi lambang badan atau lembaga dan atau organisasi, sesuai keperluan.
− Kata keputusan atau kalimat surat keputusan posisinya berada di tengah-tengah, semuanya ditulis atau sebaiknya diketik dan dibawahnya ditulis atau diketik nama badan atau lembaga dan atau organisasi yang berwenang
mengeluarkan atau menerbitkan surat keputusan.
− Tulisan kata keputusan atau kalimat surat keputusan dan nama badan atau lembaga dan atau organisasi seluruhnya ditulis simetris menggunakan huruf kapital.
• Nomor Surat Keputusan
Penulisan bisa langsung Nomor atau disingkat menjadi No. diikuti dengan nomor
surat secara berurutan, kode surat, bulan dan tahun.
• Hal atau Tentang
Dibagian ini ditulis atau diketik ringkasan pendek dan jelas yang berisi intisari dari
keputusan dengan menggunakan huruf kapital.
Nama Badan atau Lembaga dan atau Organisasi
dibagian ini diisi dengan nama badan atau lembaga dan atau organisasi yang berwenang mengeluarkan atau menerbitkan surat keputusan, diketik juga dengan huruf kapital.
• Konsideran
Bagian ini cukup penting dalam struktur surat keputusan dan menjadi dasar pembentukan atau dikeluarkannya surat keputusan.
Umumnya bagian ini terdiri dari kata-kata, sebagai berikut :
− Menimbang, memuat uraian singkat tentang pokok-pokok pikiran yang menjadi latar belakang dan alasan pembuatan dan atau pembentukan surat keputusan.
− Mengingat, memuat peraturan atau perundang-undangan yang menjadi alas hukum atau dasar kewenangan yang memerintahkan pembentukan dan atau pembuatan surat keputusan.
− Memperhatikan, memuat keputusan rapat yang pernah dan atau dibuat khusus untuk permasalahan yang akan dibuatkan surat keputusan atau jika diperlukan dapat menambahkan kata mendengar atau kata membaca, dengan memuat uraian tentang tulisan atau pendapat yang disampaikan pemimpin dan atau pengambil keputusan yang memang perlu mendapat perhatian dan
didengarkan dalam pembuatan dan atau pembentukan surat keputusan.
• Diktum
Diktum pada surat keputusan terdiri atas dua kata “MEMUTUSKAN” ditulis menggunakan huruf kapital kemudian disusul di sebelah kiri bawah dengan kata Menetapkan yang memuat ringkasan pendek dan jelas yang berisi intisari dari keputusan, ditulis dengan menggunakan huruf kapital sama dengan isi dari (hal atau tentang).
Selanjutnya materi apa yang diputuskan dalam surat keputusan tersebut ditulis dengan rumusan kalimat yang diawali dengan kata Pertama, Kedua dan seterusnya atau Kesatu, Kedua dan seterusnya, atau Pasal 1, Pasal 2 dan seterusnya.
Penutup
Penutup, biasanya terdiri dari ;
a. Nama tempat dimana surat tersebut dikeluarkan, dengan didahului kata Ditetapkan ……… Contoh, (Ditetapkan di : Jakarta).
b. Dibawahnya ditulis tanggal, bulan dan tahun saat pembuatan dengan didahuli kata-kata, yaitu Pada Tanggal……… Contoh (Pada Tanggal : 01 Februari 2022)
c. Nama badan atau lembaga dan atau organisasi yang bersangkutan.
d. Tanda tangan pejabat yang berwenang dari badan atau lembaga dan atau
organisasi.
e. Jabatan yang bersangkutan.
f. Cap badan atau lembaga dan atau organisasi yang bersangkutan.
• Distribusi
Distribusi merupakan tembusan surat keputusan yang memuat daftar pihak-pihak yang menerima salinan tersebut, yang masih ada kaitannya dengan isi surat keputusan.
• Lampiran
Jika surat keputusan memiliki lampiran, maka lampiran tersebut merupakan data yang ditambahkan untuk menjelaskan lebih lanjut tentang isi diktum atau hal-hal yang ditetapkan dalam surat keputusan dan merupakan bagian yang tidak
terpisahkan dari Surat Keputusannya.
Demikian, semoga bermanfaat.
Penulis, Wakil Ketua Umum BPP KKSS
